Reunião Virtual para Imobiliária - Como organizar e fazer?

Fazer uma reunião virtual para imobiliária pode parecer difícil em um primeiro momento. Mas, acredite, é uma das atividades mais práticas e simples que podem ser realizadas com o objetivo de poupar tempo e otimizar processos.

Principalmente em momentos difíceis, como a crise do Coronavírus, fez com que muitos funcionários tivessem que trabalhar de casa.

O que era uma tendência de mercado acabou tendo que ser adiantada de maneira forçada por muitas empresas. E isto, claro, proporcionou alguns problemas burocráticos, pois a falta de preparo para este tipo de necessidade ficou evidente.

E algo simples, como uma reunião online, muitas vezes acabou se tornando uma dor de cabeça.

Mas, não se preocupe.

No texto de hoje, vamos entender tudo que você precisa saber sobre como fazer uma boa reunião virtual para imobiliária para que assim você possa oferecer mais esta possibilidade para sua equipe. Afinal, flexibilidade faz parte de um bom processo produtivo, não é mesmo?

Acompanhe a partir de agora para entender tudo sobre o tema.

Reunião virtual para imobiliária – O que você precisa?

Fazer uma reunião virtual para imobiliária é um passo muito importante que você está dando em direção ao futuro (que já está no presente).

Afinal, a internet não é mais aquela ferramenta de diferencial. Mas sim, de necessidade. No passado, algumas pessoas falavam que “esta tal de internet ainda vai dar certo”. Pois bem, ela já deu. E os processos de trabalho precisam, de alguma forma, se encaixar nela.

É claro que há casos e casos. Mas é bem verdade que hoje tudo está conectado. E muitas vezes, sem que nem percebamos isso.

Por exemplo, um simples backup na nuvem que acontece de maneira automática, mantém os dados da imobiliária seguros e, sem que vejamos, utiliza a internet para isso.

Mas então, outros processos também podem e devem se enquadrar na ferramenta. Como por exemplo, as famosas reuniões corporativas.

Por que não levá-las para o ambiente online? Esta é uma maneira de deixar todos confortáveis para que o momento não fique engessado e formal de maneira (muitas vezes) desnecessária.

E para te ajudar nisso, separamos uma lista de critérios que você pode e deve considerar para que as reuniões online deem certo para você e sua equipe. Veja:

Ter os equipamentos certos é o primeiro passo – Mas não complique;
Marque um horário que seja conveniente para todos – Não só para você;
Faça uma pauta objetiva – A reunião precisa ser produtiva;
Pode haver um delay na transmissão – Tenha isso em mente;
Vá para um local iluminado, caso haja vídeo na reunião;
Vá para um local silencioso para não causar desconforto para os participantes;
Formalidade não tem nada a ver com seriedade e profissionalismo;
Utilize softwares simples e práticos – Organize tudo antes e faça testes;

Falaremos sobre cada um dos itens de maneira individual a partir de agora. Vamos lá?

Ter os equipamentos certos é o primeiro passo – Mas não complique

O primeiro passo para fazer um boa reunião virtual para imobiliária, é ter os equipamentos certos.

Ou seja, se você quer que isto funcione e entre para a rotina da empresa, é importante fazer do jeito certo. Caso contrário, tudo parecerá muito confuso, demorado, complicado e você terá a falsa impressão de que não dá certo para você. Quando na realidade, o processo e os equipamentos não ajudam.

E quando falamos em equipamentos, não pense que você precisará investir milhares de reais em câmeras ou microfones de cinema. Não! Um bom equipamento para uma boa reunião online pode ser, sem dúvida nenhuma, o seu próprio celular.

Hoje em dia, as câmeras e microfones dos aparelhos de telefone estão cada vez mais tecnológicos.

E isto é um sinal de que uma ótima solução está no seu próprio bolso ou na palma da sua mão. Basta que você, de fato, tire do papel e dê este passo.

É claro que no início, tudo pode poderá parecer um pouco confuso. Pois você estará em um processo de construção de uma cultura. Depois que a cultura estiver inserida, tudo fluirá naturalmente.

Evite complicar. Quanto mais simples, melhor. Lembre-se que você precisa conversar e debater um assunto. E não gravar um filme de Hollywood.

Veja aqui como ter uma reunião mais produtiva.

Marque um horário que seja conveniente para todos – Não só para você

O segundo passo para realizar reuniões virtuais na sua imobiliária é ter uma organização muito boa. Depois que os equipamentos estão certificados, testados e você sabe que funcionam, é hora de começar a planejar a reunião em si.

E, neste caso, você precisa pensar na sua equipe como um todo, e não apenas em você ou nos seus horários. Principalmente se está havendo trabalho remoto.

O horário precisa ser muito conveniente para que a reunião não se torne um problema burocrático no dia a dia das pessoas. Pois, como você sabe, há simples e-mails que podem resolver uma reunião de uma hora.

Por isso, mais uma vez a dica está relacionada a não complicar o processo.

Um bom horário é aquele que respeita os prazos e tarefas do dia a dia das pessoas. Se há trabalhos a serem entregues ou tarefas a serem cumpridas por sua equipe, você precisa estar ciente de que encaixar uma reunião no meio do processo pode ser um erro.

Ou seja, você estará comprometendo o fluxo de trabalho, a organização das pessoas e, de alguma forma, estará sabotando a produtividade da imobiliária.

Por isso, tenha em mente absolutamente tudo que está acontecendo na sua imobiliária. Isto e somente isto fará com que você não atrapalhe algum fluxo com uma reunião que nem sempre é urgente.

Eleja prioridades e busque seguir isto com fidelidade. Planejamento imobiliário é tudo.

Faça uma pauta objetiva – A reunião precisa ser produtiva

Depois que você já tem os equipamentos e já organizou os horários mais convenientes para fazer uma reunião virtual para imobiliária, é hora de começar a construir a pauta.

Fazer uma reunião somente por fazer ou para seguir algum tipo de protocolo burocrático, mais atrapalha do que ajuda. Tenha isto sempre em mente, ok?

Reuniões não são sinônimo de produtividade e muito menos de otimização de processos. Uma reunião somente será útil, se ela tiver um propósito muito claro e, acima de tudo, consiga resolver uma questão durante o período.

Por isso, saiba exatamente o motivo de reunir as pessoas. Não as reuna somente para demonstrar algum tipo de cenário corporativo. Isto não ajuda.

Então, eleja tópicos e faça questões práticas e que podem ser respondidas pelos funcionários rapidamente. Ou, caso queira estipular novas regras ou apresentar uma nova estratégia, o faça também de forma planejada e pensada.

Fale somente aquilo que é realmente importante para a equipe se manter ativa e com foco. De preferência, a reunião precisa render algum tipo de meta dali para frente. Assim, será uma forma de mensurar o quanto as reuniões estão ou não sendo úteis.

Não estipule o tamanho da reunião por horário. O horário pouco diz do que está sendo dito naquela momento. O que vai determinar o tempo, é a real importância da reunião.

E este é um ótimo balizador para saber se vale ou não a pena se reunir virtualmente com sua equipe. Pense que se algo ficar para trás devido a reunião, talvez ela possa ser resolvida de outra forma.

Muitas vezes, pequenas reuniões de poucos minutos na semana, são muito mais úteis do que grandes encontros, longos, demorados e burocráticos. Resolva micro-assuntos ao invés de querer resolver tudo de uma vez.

Pode haver um delay na transmissão – Tenha isso em mente

Outro aspecto que envolve uma reunião virtual para imobiliária, é a questão do delay. Muitas vezes, uma reunião pode ser totalmente atrapalhada e desorganizada por conta do delay na transmissão. E para resolver isso, você precisa entender e aceitar que este delay existe.

Por isso, dê sempre espaço para uma pessoa falar. Espere que ela conclua a fala e inicie a sua somente quando sentir que o delay não vai atrapalhar.

Um fluxo de raciocínio pode ser facilmente abortado caso haja interrupções constantes por conta do delay. Muito embora ele exista e você deva o aceitar.

Para criar uma cultura de reuniões remotas e virtuais, você precisa entender que o digital não é igual ao presencial. Há, sim, diferenças. E estas diferenças somente não serão um problema, a partir do momento que você as assimilar como parte do processo.

Mas, claro, isto não quer dizer que você deve manter online uma reunião que está totalmente comprometida com o delay. Ou seja, caso sinta que não está fluindo e que não há produtividade naquele momento, encerre e inicie novamente a conexão.

Ou, então, tenha um plano B para saber o que fazer caso a reunião não dê certo.

Boas dicas digitais estão também relacionadas com a testagem de softwares, métodos e estratégias. Quanto mais você testar, mais terá experiência e propriedade para criar situações profissionais. Pense sempre nisso, ok?

Vá para um local iluminado, caso haja vídeo na reunião

Esta é uma dica técnica para que você faça uma boa reunião virtual para imobiliária.

Afinal, a iluminação é muito importante para que a reunião não seja desconfortável para o restante das pessoas. Por isso, procure um lugar na sua casa que tenha uma boa luz do dia, como próximo a uma janela ou com algum abajur por perto.

Mas, tome cuidado. Ficar contra a luz pode ser um grande problema, ok?

Então, busque sempre fica a favor da luz, para que o objeto iluminado, no caso, seja o seu rosto. Caso você fique contra a luz, o objeto iluminado será a câmera. E, neste caso, a imagem poderá ficar verdadeiramente ruim.

Um dica, é: faça testes antes de entrar na sala de reunião.

Abra a câmera do celular ou do computador e procure por pontos em que a luz fique boa. Mas, ao mesmo tempo, lembre-se que o mais importante é a pauta. Conforme mencionamos anteriormente, você não precisa construir um filme de Hollywood, ok?

Vá para um local silencioso para não causar desconforto para os participantes

Outro critério técnico e muito importante, é a questão do silêncio.

É muito importante que a reunião possa acontecer sem interrupções externas. Isto poderá causar desconforto para o restante dos participantes, principalmente se o ruído for próximo do microfone e as pessoas ouvindo estiverem de fones de ouvido.

Caso deseje, você poderá configurar a opção de “pressionar para falar” no sistema de reuniões que estiver utilizando. Isto ajuda a deixar o seu microfone desligado no momento em que não estiver falando. O que é ótimo e deixa a reunião muito mais profissional e organizada para todos.

É claro que algumas situações não têm como prever, como buzinas externas, latidos de cachorro ou mesmo crianças brincando na rua. Fechar as janelas ou mesmo pensar sobre isso na hora de marcar o horário de reunião pode ser uma boa ideia.

Formalidade não tem nada a ver com seriedade e profissionalismo

Muitas vezes há uma grande confusão entre profissionalismo e formalidade.

E nós só pudemos notar e perceber isso, depois que diversas empresas tiveram sucesso sem exigir de seus funcionários uma série de questões relacionadas a formalidade.

Por exemplo, grandes startups de tecnologia possuem um futuro brilhante pela frente. Afinal, o que mais importa é a produtividade, conhecimento e profissionalismo da equipe. E não as formalidades que nos acostumamos a ter no mercado durante os últimos anos.

E em uma reunião virtual para imobiliária, claro, isto também fica em evidência.

Por isso, você não precisa se vestir formalmente para ter uma reunião online. É claro que talvez não seja uma boa ideia ficar de pijamas. Mas, uma roupa confortável pode ser muito bem aceita.